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Urheberrecht
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DOKUMENTATION DER VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT
Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortliche Stelle (gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
icigai1 GmbH, Moritz-von-Rohr-Str. 1a , 07745 Jena
Gesetzlicher Vertreter (= Geschäftsführung)
Jan Oertel, Moritz-vor-Rohr- Straße 1a 07745 Jena.
Datenschutzbeauftragter
Jan Oertel, Moritz-vor-Rohr- Straße 1a 07745 Jena
GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeiten:
1. Vertragserfüllung 1 – Bereich – Lizenzen
2. Zahlungsabwicklung
Verantwortlicher Ansprechpartner (inkl. Fachabteilung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse):
1. Jan Oertel, Moritz-vor-Rohr- Straße 1a 07745 Jena.
Status:
Art der Verarbeitung:
• Bestandskundenmanagement
ALLGEMEINE DATENSCHUTZVORAUSSETZUNGEN DSGVO
Verwendungszweck
Verarbeitungstätigkeit „Bestandskundenmanagement“
• Zweck ist die vertragsgemäße Betreuung und Kontaktaufnahme unserer Kunden sowie die Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen.
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Art. 6 DSGVO
Art. 6 Abs. 1 lit. a, Artikel 7
Besteht ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen nach Artikel 35?
Die E-Mail-Adresse als einzige unmittelbar personenbezogene Information wird nur zur Kontaktaufnahme mit den entsprechenden Mitarbeitern im Unternehmen unseres Kunden per E-Mail verwendet. Die Erfassung der Informationen durch die Gruppenbildung im Spiel 1 erfolgt vollkommen freiwillig und nur durch Spieler von 1. Der Personenbezug kann von Spielern oder Außenstehenden innerhalb des Spiels nicht hergestellt werden. Aus heutiger Sicht wird das Risiko als gering eingeschätzt.
DATENERHEBUNG
Kreis der betroffenen Personengruppen
Kunden / Bereich – Lizenznehmer der icigai1 GmbH
Art der gespeicherten Daten oder Datenkategorien:
Firmendaten und Ansprechpartner im Unternehmen
Herkunft der Daten
Freiwilliger Einsatz im Spiel durch einen Spieler als Mitarbeiter eines Firmenkunden.
EMPFÄNGER ODER KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN, AN DIE DIE DATEN MITGETEILT WERDEN KÖNNEN
Interne Empfänger (innerhalb der verantwortlichen Stelle)
• Buchhaltung
• Abteilung „Kundensupport“
Externe Empfänger und Dritte:
• Nein
REGELFRISTEN ZUR LÖSCHUNG VON DATEN
Speicherdauer
• Bestandskundendaten: Unbegrenzt
• Ehemalige Kundendaten: Die Daten werden 8 Wochen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht
BEWERTUNG DER TECHNISCHEN ANGEMESSENHEIT UND ORG. MASSNAHMEN (TOM)
Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 30 Abs. 1 lit. g, Art. 32 Abs. 1 DSGVO)
Kundendaten und Ansprechpartnerdaten werden in einem sicheren System, außerhalb unseres eigenen Online-Angebots, gespeichert und abgefragt
• Um ein höheres Schutzniveau zu bieten, da der Dienstleister „plentymarkets GmbH“ derzeit ein höheres Schutzniveau bieten kann, welches von uns und dem gesamten Service genutzt wird, um unseren Kunden den höchstmöglichen Schutz zu bieten.
• Um zu verhindern, dass wir und unsere/zukünftigen/ehemaligen Mitarbeiter Kundendaten aus dem Unternehmen in gedruckter Form, auf einem USB-Stick oder über einen Filetransfer-Dienst stehlen.
• Die Kundendaten befinden sich in einem Bereich, zu dem Mitarbeiter oder Personal keinen Zugang haben.
• Mitarbeiter der icigai1 GmbH, die diese Daten benötigen, um beispielsweise Support oder Abrechnung für unsere Kunden zu leisten, können auf diese Daten zugreifen
Unsere Kundendaten werden pseudonymisiert und verschlüsselt in den Datenbanken vorgehalten
Die Spieldaten werden in unseren Datenbanken verschlüsselt, sodass auch Personen, die an unseren Datenbanken arbeiten, keine Kundendaten lesen können
Sollten unsere Datenbanken gestohlen werden, können Außenstehende das System nicht entschlüsseln, da die Daten in verschlüsselter Form unlesbar sind.
Das System mit Datenbanken unterliegt automatisierten Prüfmechanismen, die alle 1-2 Minuten die Funktionsfähigkeit der Sicherheitsmechanismen testen.
Bei Störungen (Hackerangriffe, Überlastung etc.) wird ein Systemalarm ausgelöst, der die Verantwortlichen umgehend per Smartphone informiert
In Ausnahmefällen kann die Datenbank umgehend in einen Schutzmodus versetzt werden, der die Erreichbarkeit des Servers deaktiviert.
STELLUNGNAHME DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten
Aufgenommen am 07.09.2018
Besteht weiterer Handlungsbedarf?
Derzeit nicht
Offene Maßnahme
Nein
Datum der Dokumentation
05.09.2018
Überprüfung durch die Geschäftsführung
Erstellt am 07.09.2018
Datum, Unterschrift
Jena, 07.09.2018, Unterschrift Jan Oertel
